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Quanto tempo devemos guardar um documento?

Você deverá guardar os papéis enquanto a obrigação que eles provarem não estiver prescrita. Prescrição, em termos legais, significa a extinção da possibilidade de reclamar a violação de algum direito. Por exemplo: você tem um restaurante, alguém almoça e não paga. Você terá um ano para cobrar, e depois, se extinguirá esse direito.

Os prazos de prescrição estão descritos no código civil (artigo 206) e vale a pena realçar dois deles: para cobrar aluguéis, o prazo é de três anos; para cobrar rateios de condomínio, o prazo é de cinco anos (segundo recente decisão do Superior Tribunal de Justiça).

Esgotado o prazo, quando você já não precisar provar que pagou, poderá jogar fora os documentos.

Outros documentos

Documentos como o comprovante de pagamento de IPTU, IPVA e a declaração do Imposto de Renda devem ser mantidos por cinco anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao pagamento. Assim,a declaração de IR de 2011deve ser mantida até janeiro de 2017.Mas, por favor, preste atenção no enfoque cauteloso que vai adiante.

Na “prática”, digamos que alguém cobre uma dívida prescrita (o cobrador vagaroso pode ser um particular ou até a Fazenda Pública -sim, isso acontece mais do que as pessoas imaginam). Obviamente, você alegará que o direito prescreveu.

Na prática, é melhor guardar

Porém, nada impedirá que ocorram discussões jurídicas (que sempre existem e são tecnicamente válidas), acerca do exato prazo prescricional naquela hipótese. Então, será recomendável que você, além de alegar a prescrição do direito, consiga de qualquer maneira provar que pagou, sendo essencial exibir a documentação, é lógico. Portanto, tomara que você não tenha se desfeito dos comprovantes…

Ou então, digamos que algum órgão público exija algum documento precedente (e já analisado oficialmente) àquele que foi exibido. Como fazer, se aquele documento antigo e superado tiver sido descartado?

Não é somente para demonstrar em juízo que se deve guardar documentos antigos. Perante a Administração Pública, que nem sempre prima pela eficiência, às vezes é preciso documentar algo que ela mesma deveria ter em seus arquivos.

Para ilustrar, são comuns situações em que, para requerer determinado alvará, o cidadão deve juntar cópia de uma planta que a própria prefeitura aprovou e arquivou anos antes.

Uma dica: organize um arquivo.

Fonte: Uol

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